5 klassiske feilkilder i intercompany-eliminering

Intercompany-eliminering er et område i konsernregnskapet hvor det lett oppstår små feil som over tid kan svekke kvaliteten på regnskapet.

Transaksjoner mellom konsernselskaper skal elimineres, slik at konsernregnskapet gir et korrekt bilde av konsernets samlede økonomi overfor eksterne parter.

Når elimineringene ikke stemmer, påvirker det resultat, balanse og nøkkeltall – ofte uten at det oppdages før revisor stiller spørsmål.

Det som gjør IC-eliminering krevende, er at problemene sjelden ligger i selve elimineringsteknikken. De ligger i datagrunnlaget og i prosessen som leverer det. Under er de fem feilkildene som oftest velter et ellers ryddig konsernregnskap.

1. Ubalanserte IC-saldoer fordi selskapene periodiserer ulikt

Den klassiske feilen oppstår når to selskaper bokfører samme transaksjon i to forskjellige perioder. Selger fakturerer i mars, kjøper bokfører i april. Ved periodeslutt har det ene selskapet en fordring som det andre ikke har en tilsvarende gjeld mot. IC-saldoene balanserer ikke, og differansen blir liggende som en uforklart post i konsernet.

Ofte handler det om avskjæringsregler som ikke er felles. Hvis hvert datterselskap selv bestemmer når en transaksjon tilhører perioden, vil mismatchene oppstå hver måned. Løsningen er ikke å lete etter differansene i ettertid, men å avtale felles avskjæringsdato og periodiseringsprinsipper for alle interne transaksjoner.

2. Ufullstendig eliminering av intern gevinst

Når et selskap selger varer eller anleggsmidler til et annet selskap i konsernet med påslag, ligger det en intern gevinst i kjøpers balanse så lenge eiendelen ikke er solgt videre ut av konsernet. Den gevinsten er ikke realisert sett fra gruppens ståsted, og skal elimineres.

Dette glipper oftere på anleggsmidler enn på varelager. Et internt solgt driftsmiddel med påslag gir en for høy balanseført verdi, og avskrivningene som følger blir også for høye år etter år. Feilen forplanter seg dermed gjennom flere regnskapsperioder. For varelager må man holde styr på hvor mye av den interne beholdningen som faktisk er igjen ved periodeslutt, siden bare den delen som ligger på lager skal korrigeres.

3. Valutadifferanser som håndteres inkonsekvent

Konsern med selskaper i flere valutaer møter et eget problem: en IC-fordring og den motsvarende IC-gjelden omregnes til konsernvaluta, men hvis de to selskapene bruker forskjellige kurser, eller kursen hentes på ulike tidspunkt, oppstår en differanse som ikke skyldes en reell transaksjon.

Poenget er ikke at valutadifferanser ikke skal finnes. De skal finnes, men de skal behandles likt og kategoriseres riktig, slik at en omregningsdifferanse ikke forveksles med en uavstemt IC-post. Konsern som henter valutakurser automatisk fra én felles kilde, for eksempel Norges Bank, slipper unna en stor del av denne typen støy. Cantors konsolideringsløsning håndterer dette ved å hente kursene automatisk og dokumentere omregningen i revisjonssporet.

4. Manglende avstemming mellom selskapene før konsolideringen kjøres

Mange konsern kjører konsolideringen først, og finner deretter ut at IC-saldoene ikke matcher. Da er feilen allerede inne i tallene, og jakten på årsaken begynner under tidspress.

En IC-avstemming mellom selskapene før konsolideringen kjøres snur dette på hodet. Hvert selskapspar avstemmer sine mellomværender, blir enige om hva som er riktig, og rydder opp før tallene konsolideres. Dette krever at selskapene faktisk snakker sammen tidlig i lukkeprosessen, ikke at konsernregnskapsføreren oppdager avvikene alene i etterkant.

5. Sene eller ufullstendige datainnleveringer fra datterselskapene

Den siste feilkilden er prosessuell og ofte den mest undervurderte. Hvis ett datterselskap leverer saldobalansen tre dager for sent, eller leverer den uten nødvendige IC-spesifikasjoner, stopper hele konsolideringen opp. Konsernregnskapsføreren ender med å enten vente eller estimere, og begge deler skaper risiko.

Problemet er sjelden vond vilje. Det er som regel uklare frister, manglende maler og fravær av konsekvens når en frist brytes. Når datadisiplinen er svak ett sted, betaler hele konsernet for det i form av lengre lukketid.

Hva kjennetegner konsern som håndterer dette godt

Konsern som eliminerer effektivt har et par ting til felles: IC-elimineringen er en gjentakbar rutine, ikke en utredning som starter på nytt hver måned. Når elimineringspostene kan defineres én gang og gjentas automatisk per periode, frigjøres tid til faktisk kontroll i stedet for manuell punching.

Fire tiltak CFO kan innføre

• Felles avskjæringsdato og periodiseringsregler for alle interne transaksjoner, slik at IC-saldoene matcher allerede ved kilden.

• Obligatorisk IC-avstemming før konsolidering, der hvert selskapspar signerer av på sine mellomværender før tallene kjøres.

• Én felles valutakilde med automatisk kursinnhenting, så omregningsdifferanser ikke forveksles med uavstemte poster.

• Håndhevet lukkekalender med frister per datterselskap og standardiserte innleveringsmaler, fulgt opp i konsernrapporteringen.

Tiltakene henger sammen. Datadisiplin uten systemstøtte blir manuelt og sårbart, og systemstøtte uten disiplin gir bare raskere feil.